Covid-19 och avtalsrelationer – vad ska man tänka på?

Covid-19 drabbar människor och företag världen över och kan påverka möjligheterna att uppfylla olika avtalsförpliktelser. Situationen förändras dagligen och det gäller att vara förberedd och flexibel.

Vi råder våra kunder att se över sina avtal, både gentemot kunder och leverantörer, för att identifiera de största riskerna och hitta sätt att minimera effekterna för verksamheten. Det är viktigt att tidigt tänka “end-to-end”, och agera i sin roll som både kund och leverantör. Nedan finner ni några av de frågor man bör ställa sig som kund respektive leverantör, med fokus på företag inom industrin. Ingår man nya avtal under rådande omständigheter bör man se över skrivningarna kring befrielsegrunder (t ex force majeure och hardship).

Som kund

Strategiska frågor – Continuity of Supply

Var i världen finns leverantörerna?
Har någon av era leverantörer informerat om leveransproblem? Förutser ni av andra skäl att någon av era leverantörer kan komma få sådana problem?
Finns det alternativa leverantörer (i andra delar av världen)? Vad kostar ett leverantörsbyte och hur snabbt kan det genomföras?
Om alternativ saknas, kan ni “designa bort” vissa leverantörer? Hur lång tid tar det och vad blir konsekvenserna?
Hur beroende är ni av leverans i tid? Vilka effekter har försenade/uteblivna leveranser?
Vad har ni för förhandlingsposition som kund till leverantören? Vad kan ni göra för att säkerställa att ni hamnar först, eller i vart fall inte sist, i kön när produktion och leverans kommer igång?
Samla bevis avseende vilka skador ni lider med anledning av att er leverantör inte uppfyller avtalet.
Hur ser ert försäkringsskydd ut?

Avtalsfrågor

Hur ser avtalen med berörda leverantörer ut? Lokalisera och gå igenom samtliga leverantörsavtal i ett tidigt skede.
Innehåller avtalet en force majeure-skrivning? Hur är den formulerad? Vilka omständigheter utgör force majeure? Hur ska en part agera vid force majeure? Skyldighet att meddela, begränsa sin skada etc?
Vilket lands lag styr avtalet? Vad gäller enligt tillämplig lagstiftning? Det blir särskilt viktigt om avtalsregleringar saknas (t ex om en force majeure-klausul saknas).
Vilka skrivningar finns kring leveransförseningar? Förseningsviten? Hävningsmöjligheter? Vilka tidsfrister gäller?
Vilken typ av kompensation har ni som kund rätt till enligt avtalet? Vilka ansvarsbegränsningar gäller?
Vilka möjligheter finns att hålla inne betalning?
Är det möjligt att säga upp avtalet om force majeure-hindret pågår under en viss tidsperiod?
Innehåller avtalet exklusivitetsskrivningar och hur är de utformade?

Praktiska frågor

Om ni fått meddelanden om problem hos era leverantörer, vilken information har lämnats? Finns det anledning att efterfråga ytterligare information?
Om leverantören hävdar force majeure behöver orsakssambandet mellan covid-19 och leverantörens bristande möjlighet att leverera preciseras.
Vilka åtgärder har leverantören vidtagit för att begränsa effekterna? När kan fullgörande/leverans ske?
Var generellt försiktig med hur ni uttrycker er i er kommunikation med leverantören. Som kund har man intresse av att få korrekt information snabbt för att själv kunna vidta skadebegränsande åtgärder, men man bör avstå från att godkänna leverantörens beskrivning av situationen och att det skulle vara frågan om force majeure. Håller ni inte med om leverantörens beskrivning, ange det skriftligen. Var även försiktig med att acceptera olika typer av generella “force majeure-certifikat”, det är den enskilda situationen som ska beaktas.
Tänk på att det kan ta ett tag innan effekterna för er verksamhet blir synliga. Var vaksamma på hur era kunder och branschen i övrigt agerar. Börjar ni får krav från era kunder är det viktigt att ha möjlighet att övervältra någon del på leverantörsledet.
Se till att upprätthålla en god relation med era leverantörer och ha tät kommunikation. Avtalsrelationen ska förhoppningsvis fortsätta under lång tid.
Beakta den uppkomna situationen om ni ingår avtal med nya leverantörer och se över relevanta skrivningar.

Som leverantör

Strategiska frågor

Inventera de kundrelationer där ni riskerar att inte kunna uppfylla era åtaganden enligt avtal.
Rangordna riskerna. Vilka kunder/projekt är mest utsatta? Vilka är viktigast?
Gå igenom era leverantörer och kunder och lägg pusslet. Kan ni prioritera om? Var är ni mest beroende av leverans i tid? Vilka effekter har försenade/uteblivna leveranser? Hur ser riskbilden ut? I vilka projekt är risken störst för stora krav vid utebliven eller försenad leverans?
Samla bevis avseende de hinder som gör att ni inte kan fullgöra avtalet.
Undersök ert försäkringsskydd.
Förbered för att återuppta leveransen så snart som möjligt.

Avtalsfrågor

Hur ser avtalssituationen ut med berörda kunder? Lokalisera och gå igenom samtliga kundavtal i ett tidigt skede.
Innehåller avtalet en force majeure-skrivning? Hur är den formulerad? Vilka omständigheter utgör force majeure? Specifika exempel eller en generell skrivning om “omständigheter utom en parts kontroll”?
Vilket lands lag styr avtalet?
Vilka andra möjligheter finns, enligt avtalet eller tillämplig lag, avseende ansvarslättnader, även om det inte skulle vara fråga om force majeure?
Finns det möjligheter för er som leverantör att annullera nya eller innevarande beställningar från kund eller avtalsenligt minska kvantiteten av det ni levererar?
Vilka skrivningar finns kring leveransförseningar? Förseningsviten? Hävningsmöjligheter? Vilka tidsfrister gäller?
Vilken rätt har kunden att innehålla betalning?
Vilka tidsfrister finns för att meddela er kund vid hindrande omständigheter?
Innehåller avtalet bestämmelser om hur meddelanden ska ske (till vem och i vilken form)?

Praktiska frågor

Informera kunderna skriftligen tidigt och sakligt vid leveransproblem, dock utan att gå in på frågan om ansvar.
Var realistisk kring besked om nya leveranstidpunkter och ange vad som behövs för att leverans ska kunna ske (till exempel att den nya tidplanen gäller under förutsättning att ni får leveranser av material från era fabriker i Kina, vilket ni fått besked om ska ske inom viss angiven tid).
Sätt upp en informationskanal och styrgrupp för att i samarbete med kunden övervaka situationen. Kontinuerlig information möjliggör för kunden att begränsa sin skada. Uppdatera informationen löpande.
Sträva efter att fullgöra de förpliktelser under avtalet som ni kan fullgöra (utför exempelvis partiella leveranser).
Visa på olika sätt att ni arbetar fokuserat för att hitta lösningar. Involvera kunden i arbetet.
Var noga med att följa proceduren i avtalet för hur information ska lämnas till motparten.
Se till att dokumentera alla överenskommelser med kunden i skrift för att undvika framtida diskussion om vad parterna kommit överens om.
Även om avtalet är strikt är det alltid möjligt att diskutera och komma överens om hur man ska agera i den nya situationen.
Beakta den uppkomna situationen om ni ingår nya avtal med kunder eller leverantörer. Behöver ni förlänga angivna leveranstider i de allmänna villkor ni tillämpar? Se över skrivningar kring befrielsegrunder.