Covid-19 och användningen av elektroniska signaturer i Sverige

Introduktion

Covid-19 påverkar människor och verksamheter globalt och kan även begränsa möjligheten att hålla fysiska möten för att signera dokument, eller till och med möjligheten att skriva ut, signera och skanna vissa dokument. I syfte att uppnå en enklare – och mer säker – signeringsprocess kan det i denna situation vara bra för avtalsparter att överväga elektroniska signaturer istället för fysiska signaturer.

En elektronisk signatur är mer avancerad än en fysisk signatur, även om de system som tillhandahåller e-signaturer varierar. Följande element bör dock alltid finnas med i signeringsprocessen när en elektronisk signatur används; i) tillbörligt styrkande av identiteten hos den som undertecknar dokumentet; ii) att personen som skriver under görs uppmärksam på att han/hon signerar ett dokument; och iii) att dokumentet som signeras behålls intakt.

Användning av elektroniska signaturer och tillämpningen under svensk lag

Elektroniska signaturer är generellt sett giltiga enligt svensk lag och kan användas för nästan alla typer av kommersiella avtal, bolagsdokumentation och anmälningar. Huvudregeln enligt svensk rätt är att ett avtal anses bindande om; i) ett fullständigt anbud lämnats och detta anbud på ett tydligt sätt har accepterats; och ii) det inte föreligger någon grund för ogiltighet. Förutsatt att dessa villkor uppfyll för den elektroniska signaturen är den lika mycket värd som en fysisk signatur. Det bör även noteras att det är möjligt att samla in mer data/bevisunderlag när ett dokument signeras elektroniskt jämfört med en fysisk signatur som scannas eller budas.

eIDAS och nationell lagstiftning

Användandet av elektroniska signaturer är harmoniserat på EU-nivå genom förordning nr 910/2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden (“eIDAS“), men nationell lagstiftning är tillåten avseende vilken typ av signatur som krävs för ett visst dokument. Förordningen är teknikneutral och innehåller tre typer av elektroniska signaturer, närmare bestämt enkel, avancerade, och kvalificerade elektroniska signaturer. Den huvudsakliga skillnaden mellan dessa är säkerheten och identifieringskraven. Enligt eIDAS får en elektronisk signatur inte nekas rättslig verkan endast på grund av det faktum att det är en elektronisk signatur och en kvalificerad elektronisk signatur ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven signatur. eIDAS anger dessutom att en kvalificerad signatur som erkänns i en EU medlemsstat ska erkännas av andra medlemsstater. Enligt svensk rätt finns det få formella krav avseende ingående av avtal och en skriftlig signatur är inte nödvändig för ett bindande avtal. Istället så är detta oftast angivet i den lag när en specifik signatur krävs för det specifika avtalet. Det finns inte heller några generella begränsningar avseende vad som får anföras som bevis i svensk domstol, vilket innebär att det finns få begränsningar för användandet av elektroniska signaturer under svensk rätt.

Typfall och begränsningar

Det som anförs ovan visar på att de flesta kommersiella avtal, HR-dokument, hyresavtal, köpeavtal, licenser osv. kan signeras med hjälp av en enkel elektronisk signatur. Detta innebär att det borde finnas goda chanser att använda elektroniska signaturer i de flesta verksamheter.

Aktiebolagsrättsliga dokument och dokument som regleras av aktiebolagslagen (2005:551), årsredovisningslagen (1995:1554), och revisionslagen (1999:1079) måste dock signeras med hjälp av en avancerad elektronisk signatur. Om det däremot finns ett krav på att dokumentet måste signeras fysiskt eller när det endast kan finnas en originalkopia av dokumentet blir det ofta svårt att använda elektroniska signaturer. Ett exempel på detta är aktiebrev som är innehavarinstrument och inte kan signeras elektroniskt eftersom dessa kräver både handskriven signatur samt att det endast finns ett original av dokumentet.

Ett annat specifikt exempel är uppsägningar av anställningsförhållanden som måste levereras till den anställde personligen eller via rekommenderat brev. Detta innebär dock inte att meddelandet om uppsägning måste signeras fysiskt, så länge en fysisk kopia av uppsägningen levereras till den anställde kan signeringen ske elektroniskt.

När du överväger att använda elektroniska signaturer i din verksamhet är det därför viktigt att försäkra dig om att det inte finns några särskilda krav rörande signaturer för de dokument som du tänker dig ska signeras elektroniskt, vilket skulle kunna förhindra sådant användande.

Verifiering av elektroniska signaturer

Som nämndes ovan samlar en elektronisk signatur typiskt sett in mer verifieringsdata om personen som skriver under dokumentet än en skannad fysisk signatur. Verktygen för verifiering varierar beroende på vilken tjänst som används. Vissa leverantörer har “bevispaket” i det signerade dokumentet eller ett separat certifikat med information om de händelser som inträffat innan och under signering av dokumentet, medan andra erbjuder verifiering av signaturen genom en websida eller OCR-kod. Den bästa utgångspunkten är att kika in på respektive leverantörs hemsida, där de i många fall anger hur en signatur verifieras genom deras tjänst.