Fem enkla saker du kan göra för att komma igång med Corporate housekeeping

Hur förbereder man sig inför en granskning av bolaget i samband med eventuell kapitalanskaffning? Corporate housekeeping är svaret. Det skapar grunden för att strukturera och optimera den juridiska infrastrukturen i företaget i syfte att stödja verksamheten. Tanken är att ha ordning och reda på de avtal och dokument som ligger till grund för bolagets balans- och resultaträkning på liknande sätt som bokföringen. Nedan tipsar Johannes Färje och Pierre Olsson er om fem enkla exempel på vad ni kan göra för att komma igång.

Men först, vad innebär egentligen Corporate Housekeeping? Corporate housekeeping innebär exempelvis att upprätta, hålla koll på och/eller spara viktiga dokument som berör bland annat:

• bolagets immateriella rättigheter
• allmänna villkor och avtal
• stämmoprotokoll/styrelseprotokoll
• bolagets aktiebok
• anställningsavtal

Hur kommer du då igång med corporate housekeeping? Nedan följer fem enkla tips.

1. Dokumentera

Bristande dokumentation kan vara värdeförstörande. Arbeta därför bara med skriftliga avtal, dokumentera muntliga överenskommelser och sidoöverenskommelser, upprätta stämmo- och styrelseprotokoll och se till att dokumenten signerats av rätt personer. Genom att jobba aktivt och strukturerat med dokumentation kan ni konkretisera mer abstrakta tillgångar i verksamheten samtidigt som ni också kan förebygga uppkomsten av missförstånd och konflikter och istället fokusera på att skapa värde.

Se över er dokumentation och era rutiner

Vi kan hjälpa er med att se över och komplettera er dokumentation samt arbeta fram rutiner för hantering av juridiska dokument. Det kan exempelvis handla om att förse er med relevanta mallar, upprätta stämmo- och styrelseprotokoll, att se över och uppdatera aktieboken eller att formalisera ett samarbetsavtal.

2. Skriftliga anställningsavtal

Upprätta anställningsavtal med samtliga medarbetare – inklusive dig själv/er själva som grundare. I samband med en anställning är det många frågor som behöver regleras, inte minst immateriella rättigheter och eventuella konkurrensbegränsningar. Dessa avtal behöver anpassas efter vilket företag och vilken medarbetare det rör sig om, avtalen bör se olika ut beroende på om arbetstagaren är VD, programmerare eller receptionist.

Arbeta med anpassade mallar och policys 

Vi kan tillhandahålla mallavtal och hjälpa er med att upprätta anställningsavtal anpassade för just era behov. Anställningsavtalen kan sedan grundas på och fyllas ut av en utförlig personalhandbok och genomarbetade policys som vi också kan hjälpa er att upprätta. 

Läs mer om hur våra arbetsrättsjurister kan hjälpa dig!

3. Registrera

Varumärket, er viktigaste tillgång?

Registrera ert varumärke! För de flesta företag är varumärket en av de absolut viktigaste tillgångarna och ensamrätten till ett varumärke kan enkelt och billigt säkerställas genom registrering.

Det är inte bara själva företagsnamnet och logotypen som är möjliga att registrera som varumärken, utan även produktnamn, symboler, slogans, jinglar och liknande kan registreras och skyddas på olika sätt. Kom dock ihåg att registreringens omfattning är territoriellt begränsad och skyddsomfånget beror på vilka varor och tjänster som angivits.

Glöm inte domännamnen

Glöm inte att även se över vilka domännamn ni bör registrera för er verksamhet, samt under vilka toppdomäner.

Skydda er design och era uppfinningar

Jobbar ni med design eller forskning och utveckling? I så fall bör ni se till att skydda det som utvecklas för att säkerställa er ensamrätt och konkurrensfördel, genom att söka patent och/eller ansöka om design-/mönsterskyddsregistrering på relevanta marknader.

Utveckla en portföljstrategi 

Vi har erfarenhet av att jobba med många olika frågor på immaterialrättens område och kan bland annat hjälpa er att se över er nuvarande portfölj, arbeta fram en skräddarsydd rättighetsstrategi och genomföra eller komplettera registreringar.

Läs mer om hur vi kan hjälpa er inom immaterialrätt!

4. Upprätta egna allmänna villkor och mallavtal

En betydande del av arbetet med avtal kan effektiviseras genom att använda genomarbetade allmänna villkor och mallavtal, eftersom ni då slipper att upprätta avtal för varje enskilt försäljningstillfälle. För många tjänster och produkter kan behovet av anpassningar av avtalet för varje affär minimeras, och förhandlingen kan begränsas till de huvudsakliga villkoren.

Skapa er egen malldatabas

Vi kan hjälpa er med att ta fram skräddarsydda mallavtal och allmänna villkor som är lämpliga för just era produkter eller tjänster, och som speglar de affärsmodeller ni valt.

Läs mer om hur vi kan hjälpa er inom IT-telecom

5. Spara digitalt

I dagens samhälle med de tekniska lösningar som är tillgängliga finns det ingen anledning att jobba med fysiska versioner av avtal och annan dokumentation. Ta fram interna rutiner och system för hantering och lagring av dokument, protokoll och avtal. Spara allt digitalt och använd e-signaturer för att undvika borttappade original.

Digital verktygslåda

Vi tillhandahåller lösningar för e-signaturer, contract management system och virtuella Board Rooms som på ett enkelt sätt kan hjälpa er att strukturera och hålla koll på olika typer av dokumentation.

Tveka inte att höra av er om ni skulle ha några frågor eller funderingar kring corporate housekeeping.