Hållbarhets-due diligence i praktiken, del 4

Betydelsen av företags agerande i klimatomställningen och för att uppnå en hållbar utveckling har lett till ökande krav på ansvarsfullt företagande och ett pågående skifte mot fler tvingande regler på hållbarhetsområdet. Enligt ett förslag till nytt EU-direktiv ska krav införas på företag att iaktta tillbörlig aktsamhet (due diligence) i fråga om hållbarhet. Huvuddragen i förslaget har beskrivits här. I den här artikelserien redogör Cederquists specialister inom Corporate Sustainability närmare för de due diligence-åtgärder som ska vidtas enligt förslaget till direktiv och befintliga internationella standarder på området.

I de tre tidigare delarna av denna artikelserie, vilka kan läsas här, här och här, redogjordes för hur due diligence ska integreras i företagets policyer och ledningssystem, det efterföljande grundläggande steg i due diligence-processen som avser identifiering av potentiella och faktiska negativa effekter, samt hur potentiella och faktiska negativa effekter därefter ska hanteras.

I denna avslutande artikel kommer vi att redogöra för de tre kvarvarande stegen i processen utifrån förslaget till direktiv och OECD:s vägledning om ansvarsfullt företagande. De återstående stegen avser företagens skyldighet att inrätta och upprätthålla ett klagomålsförfarande, att övervaka effektiviteten i företagets policyer och åtgärder samt att offentligt kommunicera om företagets due diligence-arbete.

Företag ska inrätta och upprätthålla ett klagomålsförfarande

I enlighet med förslaget till direktiv ska företag ge vissa kategorier av personer och organisationer, möjlighet att lämna in klagomål om de har berättigade farhågor om faktiska eller potentiella negativa effekter för de mänskliga rättigheterna och negativa miljöeffekter med avseende på företagens egen eller dotterbolags verksamhet, samt deras värdekedjor. De kategorier som avses är personer som antingen är direkt berörda eller representerar intressen som direktivet avser att skydda, bland annat  

• personer som påverkas av eller har rimliga skäl att anta att de kan komma att påverkas av en negativ effekt,
• fackföreningar och andra arbetstagarrepresentanter som företräder enskilda personer som arbetar i den berörda värdekedjan, samt
• organisationer i det civila samhället som är verksamma på områden som har koppling till den berörda värdekedjan.

Inom ramen för det klagomålsförfarande som företagen ska inrätta ska finnas rutiner för hur klagomål ska hanteras, både när det bedöms vara välgrundat och när företaget finner att klagomålet är ogrundat. Berörda arbetstagare och fackföreningar ska vidare informeras om dessa förfaranden.

En viktig funktion som klagomålsförfarandet fyller är att sådana negativa effekter som företaget uppmärksammas på genom ett välgrundat klagomål anses vara identifierade i direktivets mening. Om det är fråga om en negativ effekt som företaget tidigare i due diligence-processen vare sig hade identifierat, eller borde ha identifierat, har den härigenom kvalificerat sig som en sådan potentiell eller faktiskt negativ effekt som företaget därefter måste agera på. Klagomålsfunktionen utgör därmed, utöver ett strukturerat och obligatoriskt förfarande genom vilket berörda personer och organisationer kan nå fram till företaget, även ett effektivt komplement till företagets arbete med att på egen hand arbeta med att identifiera risker och negativ påverkan i verksamheten och värdekedjan.

Inom ramen för klagomålsförfarandet ska företag även säkerställa att klagande har rätt att begära lämplig uppföljning av klagomålet samt att, för det fall klagomålet gäller allvarliga (potentiella eller faktiska) negativa effekter, träffa företagets företrädare på lämplig nivå för att diskutera dessa.

I skälen till förslaget till direktiv lyfts slutligen särskilt fram att den möjlighet som ges genom klagomålsfunktionen för berörda personer och organisationer att framföra välgrundade klagomål inte ska hindra den som lidit skada till följd av negativa effekter från att vidta rättsliga åtgärder. För detta ändamål införs som nämnts i tidigare artiklar en bestämmelse om företagens civilrättsliga ansvar.

Företag ska övervaka effektiviteten i due diligence-processen och åtgärderna

Som har beskrivits i tidigare artiklar är due diligence-processen en dynamisk process, där de olika stegen pågår parallellt och spelar in i varandra. Som ett led i arbetet med ständig förbättring av processen och i syfte att övervaka effektiviteten i arbetet med att identifiera och hantera de negativa effekterna för de mänskliga rättigheterna och miljön krävs därmed att företag regelbundet utvärderar sina egna och sina dotterbolags verksamheter och åtgärder och, vad gäller företagens värdekedjor, dessas etablerade affärsförbindelsers verksamheter och åtgärder. Sådana utvärderingar ska syfta till att verifiera att negativa effekter identifierats på ett korrekt sätt, att erforderliga due diligence-åtgärder genomförts, samt att företagets åtgärder faktiskt har resulterat i att negativa effekter förebyggts eller stoppats. I förekommande fall ska utvärderingarna baseras på kvalitativa och kvantitativa indikatorer.

Någon närmare vägledning kring frågan om hur utvärderingarna ska gå till rent praktiskt lämnas vare sig i förslaget till direktiv eller de bakomliggande skälen. OECD:s vägledning innehåller dock lite mer vad gäller uppföljning av implementering och resultat av företagets due diligence-åtgärder som med nödvändighet kommer att variera beroende på t.ex. i vilken bransch och geografisk kontext som företaget är verksamt i, dess storlek och riskexponering.

Vad gäller företagets egen verksamhet och åtgärder anges det i OECD:s vägledning att uppföljningen av resultaten på olika nivåer i företaget kan göras antingen  på egen hand eller med hjälp av tredje part. Företaget kan även samla in feedback från anställda och fackliga representanter, i vissa fall föra en dialog direkt med olika intressenter som påverkas eller riskerar att påverkas av företagets verksamhet, och samla in information genom trovärdiga externa rapporter och utvärderingar.

På motsvarande sätt ska även arbetet med att förebygga och minska risker för negativa effekter i värdekedjan följas upp med de aktörer där företaget har en etablerad affärsrelation. Särskilt viktigt blir uppföljningen i de fall handlingsplaner för förebyggande eller korrigerande åtgärder har upprättats i relation till affärsförbindelser. I den mån företaget är engagerad i bransch- eller flerpartsinitiativ som en del i due diligence-arbetet bör även dessa utvärderas i syfte att säkerställa att deltagande däri alltjämt uppfyller det avsedda syftet.

I enlighet med förslaget till direktiv ska de ovan beskrivna utvärderingarna utföras i vart fall årligen. Det krävs dock även att så sker närhelst det finns rimliga skäl att anta att betydande nya risker för uppkomst av dessa negativa effekter kan tillkomma. Exempel på omständigheter som kan påverka företagets riskprofil är förändringar i företagets verksamhet som nya produktionsprocesser eller expansion till nya geografiska områden, och förändrade omvärldsfaktorer som att en konflikt bryter ut där företaget har delar av sin värdekedja.

När en utvärdering färdigställts ska företagets due diligence-policy uppdateras i enlighet med resultatet av de bedömningar företaget gjort i samband med utvärderingen. På detta sätt hänger kravet på (i vart fall) årlig utvärdering ihop med kravet på att due diligence-policyn ska uppdateras (i vart fall) årligen.

Företag ska kommunicera offentligt om due diligence-arbetet

Transparens och kommunikation är en hörnsten i allt hållbarhetsarbete som företag bedriver, så även vad gäller företagens due diligence-processer och de åtgärder som vidtas i syfte att identifiera och hantera negativa effekter för de mänskliga rättigheterna och miljön i verksamheten och värdekedjan.

Parallellt med det här aktuella förslaget till direktiv om hållbarhets-due diligence finns även en trend med kraftigt ökade bindande transparens- och rapporteringskrav på olika aktörer inom EU. De nu gällande reglerna om hållbarhetsredovisning enligt årsredovisningslagen som genomför (och skärper) kraven i direktivet om icke-finansiell rapportering (Non Financial Reporting Directive, NFRD) kommer att revideras och skärpas ytterligare genom det kommande nya direktivet om företags hållbarhetsredovisning (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD). Som framgår av de utkast till rapporteringsstandarder som tagits fram av organisationen EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) kommer rapporteringskravet enligt CSRD bl.a. att omfatta information om företagets due diligence-processer med avseende på hållbarhetsaspekter i verksamheten och värdekedjan.

I förslaget till direktiv om hållbarhets-due diligence föreslås att ett parallellt krav införs, vilket innebär att de företag som inte redan omfattas av det ovan nämnda rapporteringskravet enligt CSRD ska offentliggöra en årlig översikt på sin webbplats. Gällande innehållet och kriterierna för sådan rapportering ska kommissionen anta delegerade akter, med närmare uppgifter om beskrivningen av due diligence, potentiella och faktiska negativa effekter och åtgärder som vidtagits avseende dessa. Införandet av dylika krav ligger i linje med vad som gäller enligt de befintliga internationella standarderna från FN och OECD. Innan dessa antas kommer de att offentliggöras för synpunkter.