Erfarenheter från årsstämmorna 2020 – och framåtblick mot 2021
Sällan har börsbolagens årsstämmor inneburit så många nya frågeställningar och erfarenheter som under våren 2020. Covid-19-pandemin satte tveklöst sin prägel. Så här efter sommaren vill vi därför dela med oss av våra erfarenheter avseende de nya reglerna och åtgärderna som genomförts under börsbolagens årsstämmor 2020 och samtidigt blicka framåt mot 2021.
Hybridstämmor och webbsändning (streaming)
En hybridstämma innebär att bolaget ger aktieägarna möjlighet att delta i en bolagsstämma både fysiskt och på distans. Så länge ett sådant förfarande kommer till uttryck i kallelsen finns det inga hinder mot att bolag erbjuder denna valfrihet för aktieägarna – en möjlighet som fanns redan före utbrottet av covid-19. En hybridstämma ställer bland annat krav på lösningar för att kunna identifiera deltagande aktieägare och som garanterar ett fungerande omröstningsförfarande. Ett fåtal börsbolag valde att genomföra hybridstämmor under våren 2020 och ett intryck är att det ställs höga krav på den tekniska funktionaliteten för att säkerställa en positiv helhetsupplevelse av årsstämman. Fördelarna är framför allt att formatet underlättar för aktieägare att delta och följa stämmoförhandlingarna utan att fysiskt närvara medan nackdelar är den ökade komplexiteten och de ökade kostnaderna. Än så länge har inte hybridstämmorna fått något större genomslag bland de svenska börsbolagen men möjligen kommer vi se mer av dessa under 2021.
Mer vanligt förekommande vid årsstämmorna 2020 var en variant på hybridstämmor, där årsstämman dels hölls fysiskt, dels streamades över webben, för att ge aktieägare möjlighet att följa årsstämman men utan att rösta eller ställa frågor. Fördelen med detta format på årsstämman är att det möjliggör för fler att följa stämmoförhandlingarna samtidigt som kostnaderna förenade med denna lösning är relativt begränsade. Livestreaming av stämman innebär att det som förekommer vid stämman finns tillgängligt på ett medium, vilket ställer krav på genomförandet.
Bolagsstämmor utan fysisk närvaro
Det har tidigare inte förelegat rättsliga förutsättningar i Sverige att hålla helt digitala (virtuella) bolagsstämmor mot bakgrund av reglerna i aktiebolagslagen. Sedan den 18 maj i år har det dock varit möjligt att hålla stämmor utan fysisk närvaro genom ett tillfälligt undantag i aktiebolagslagen för att underlätta genomförandet av bolagsstämmor trots den pågående pandemin. Undantaget, som gäller fram till och med den 31 december 2020, medför att stämmor kan hållas helt utan fysisk närvaro av aktieägarna genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning eller genom att aktieägarna endast deltar genom poströstning. Vissa större börsbolag vars bolagsstämmor hölls efter den 18 maj i år valde att utnyttja de tillfälliga reglerna och genomföra bolagsstämmor utan fysisk närvaro, bland annat genom att endast låta aktieägarna poströsta vid årsstämman. Närvarande deltagare är då normalt endast styrelseordförande, VD, stämmoordförande och protokollförare samt justeringspersoner, vilka även kontrollerar röstlängden och poströsterna. En nackdel med ett förfarande där aktieägarna endast tillåts poströsta (till skillnad från där aktieägarna har möjlighet att följa stämman och rösta digitalt) kan uppfattas vara att ett sådant genomförande försvårar för aktieägarna att få tillfälle att diskutera frågor i samband med t.ex. VD-anförandet och kan därmed uppfattas som mindre aktieägarvänliga och transparenta. Det är sannolikt att ett antal av de extra bolagsstämmor som kan förväntas hållas under hösten 2020 för att t.ex. besluta om återinförd vinstutdelning kommer att genomföras genom att aktieägarna endast deltar genom poströstning.
Poströstning och fullmaktsinsamling
Börsbolag har redan tidigare haft möjlighet att tillämpa poströstning vid bolagsstämma men endast om en särskild reglering om detta funnits intagen i bolagets bolagsordning. Få börsbolag har utnyttjat denna möjlighet. På motsvarande sätt har möjligheten till fullmaktsinsamling av bolaget varit begränsad och krävt särskild reglering i bolagsordningen. Sedan i våras har en tillfällig lagstiftning gällt (vilken upphör att gälla 31 december 2020) som tillåtit poströstning och fullmaktsinsamling utan krav på reglering i bolagsordningen eller i kallelsen till bolagsstämman. Ett stort antal börsbolag som höll sina årsstämmor sent under våren och i början av sommaren utnyttjade dessa möjligheter, i synnerhet vad gäller poströstning. Vi uppfattar att framför allt poströstning även framgent kan vara ett användbart verktyg för många börsbolag och att det därför kan vara lämpligt att inta en reglering i bolagsordningen som ger styrelsen valfrihet att använda förfarandet även efter 31 december 2020. Det kan vara viktigt att ha i åtanke att om ett beslutsförslag tillkommer eller ändras efter att en poströst avgivits kan resultatet bli att poströsten inte längre kan räknas med, vilket är en svaghet med poströster som kan påverka utgången vid stämman.
Förbudet mot allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än 50 personer
Även om bolagsstämmor formellt inte bedömts utgöra en allmän sammankomst har börsbolagen likväl tillämpat förbudsreglerna under våren, inte minst mot bakgrund av syftet att förhindra smittspridning och av omtanke för sina aktieägare. Då årsstämmorna kortades ned, ingen förtäring serverades och få aktieägare velat utsätta sig för potentiell smittorisk har antalet aktieägare som närvarat fysiskt vid årsstämmorna varit kraftigt reducerat. För de flesta börsbolag har årsstämmorna därför kunnat genomföras planenligt trots begränsningen avseende det maximala antalet fysiskt närvarande personer. Förbudet gäller tills vidare och det är för närvarande ovisst om detta även kommer att vara tillämpligt under 2021.
