Koll på upphandlingarna

Skaffa ett rejält försprång i konkurrensen om offentliga kontrakt.

Så var den nya upphandlingslagstiftningen här. Myndigheter och offentliga organisationer har länge efterfrågat ett mer flexibelt ramverk. Den gamla lagstiftningen hämmade deras förmåga att agera affärsmässigt och rationellt, ansåg de.

Affärsmässigt agerande myndigheter

De nya reglerna välkomnas också av marknaden som helhet. Leverantörer får nu en motpart med bättre förutsättningar att agera mer dynamiskt och affärsmässigt. Genom större möjligheter att dela upp kontrakt mellan flera leverantörer hoppas man både att fler lämnar anbud och att antalet överprövningar minskar. Förhoppningen är att lagstiftningen ska underlätta för parterna att träffa bättre affärsöverenskommelser och att marknaderna ska bli mer effektiva. 

Exempel på större förändringar i och med den nya lagstiftningen:

• Beställare har nu ett tydligare stöd i lagen för att kunna förkasta onormalt låga anbud eller utesluta leverantörer som tidigare misskött sig.
• Beställare kan i mycket större utsträckning än tidigare inleda förhandlingar med en eller flera parter.
• Det finns även ett större utrymme för ändringar i ingångna avtal.
• Det är lättare att dela upp upphandlingar i flera kontrakt, vilket gynnar små- och medelstora företag.
• En förenklad anbudsprocess, där anbudsgivarna försäkrar i standardformulär – utan att behöva styrka – att de uppfyller vissa krav. Endast den vinnande anbudsgivaren behöver styrka att de uppfyller kraven. Detta gör det mindre krångligt att lämna anbud och sänker trösklarna för att vara med och konkurrera om offentliga kontrakt.

Utnyttja offentlighetsprincipen

Den förutseende anbudsgivaren har all anledning att se över och vässa sina strategier för att öka chanserna att vinna nästa upphandling. Om den nya lagstiftningen fungerar som det är tänkt kommer offentliga beställare att agera mer dynamiskt och professionellt. Det innebär att du som anbudsgivare har ännu större möjligheter att skapa en fruktbar relation med beställarna på ett tidigt stadium.

Det finns idag en utbredd rädsla, på båda sidor, för att bli för förtrolig med en leverantör. Men den är ofta obefogad, menar vi. Det finns mycket man kan göra – mer än många tror – som fortfarande håller sig inom lagens råmärken.

Kontrakt med myndigheter, liksom anbud i upphandlingar, är offentliga handlingar vilket innebär att du kan begära ut dem. Här kan du erhålla värdefull information om till exempel dina konkurrenters prissättning och affärsmodell. Och inte minst får du reda på kontraktets löptid och dess kommersiella villkor. Varpå du, flera år i förväg, kan förutsäga vilket kvartal som nästa stora upphandling kommer och vad som krävdes för att vinna den förra.

Skaffa ett rejält försprång

En kartläggning av konkurrenternas avtalsvillkor och offentliga beställares behov av att genomföra upphandlingar är en ovärderlig vägledning i ditt strategiska säljarbete. Nästa steg är att ta fram informationsmaterial som ger beställarna kunskap om vilka parametrar som är relevanta för att få till ett riktigt bra upphandlingsunderlag. Ditt material kan utformas på ett sätt som påverkar, utan att stå i strid med LOU.

Eftersom du har fört dialog med och varit med och bidragit med information till kunden så kommer du att vara ypperligt förberedd inför arbetet med att skapa det bästa anbudet. Och detta medan dina konkurrenter, som blir medvetna om upphandlingen samma dag som den publiceras, själva anser sig vara tidigt ute.