“Mina produkter är nya – hur får jag in en fot på den offentliga marknaden?”

Genom rätt säljarbete kan du hjälpa myndigheten att upphandla lösningar som är anpassade för tekniska framsteg och som håller hög kvalitet – utan att det bryter mot Lagen om offentlig upphandling (“LOU”). Här berättar Fanny Fernlöf och Annika Blomqvist från Cederquist vad du bör tänka på.

Offentlig upphandling omsätter årligen cirka 700 miljarder kronor i Sverige och utgör en attraktiv marknad. Många företagare som erbjuder nya lösningar upplever dock offentliga upphandlingar som dåligt anpassade för deras tjänster eller produkter och att de har svårt att få in en fot på den offentliga marknaden.

Offentliga affärer kan upplevas som krångliga och många har en felaktig uppfattning om att myndigheter inte får prata med enskilda företag inför en förestående upphandling. Faktum är dock att du som leverantör både får marknadsföra din produkt mot myndigheten och lämna synpunkter på hur en framtida upphandling kan utformas. Det viktiga är att beställaren själv beslutar om sitt behov och själv väljer att använda sig av de råd du lämnat.

På grund av det snabbt skiftande tekniska landskapet har upphandlare med flera upphandlingar på sitt bord kanske inte alltid tid att själva söka information för att uppdatera sitt underlag. Det hindrar inte att de gärna tar emot sådan information från dig, om den lämnas på ett väl paketerat sätt som är lätt att ta till sig. Du får både marknadsföra dig genom att lämna säljmaterial och genom direkta möten. Ett tips är att formulera dina säljargument på ett sätt som gör det möjligt för den som genomför upphandlingen att kunna använda dem rakt av som krav eller kriterier i en upphandling.

Det finns dock vissa tumregler vid kontakter med myndigheten inför en upphandling. Nedan följer några punkter att tänka på, för att undvika att ditt företag utesluts från möjligheten att lämna anbud i en upphandling – eller att en upphandling som ditt företag har vunnit, överprövas av en konkurrent.

1. De krav som ställs i en upphandling måste vara objektiva och sakliga

Det är inte förbjudet för myndigheten att använda krav som endast en eller få leverantörer kan uppfylla, så länge de är objektiva och sakligt motiverade. Var dock uppmärksam på krav som i praktiken innebär att beställaren direkt efterfrågar eller gynnar just era produkter. Sådana krav kan vara oförenliga med LOU och riskerar att leda till att upphandlingen måste göras om. Undvik därför att tala om parametrar som visst märke, färg, eller funktion som egentligen inte behövs i upphandlingen. Du kan istället hitta parametrar som gynnar din produkt, men som är objektivt motiverade.

2. Tidigare medverkan och informationsövertag

Du bör vara vaksam om beställaren ber dig att vara med och utreda beställarens behov eller att utforma upphandlingsdokumenten. Då finns en risk att du anses ha fått fördelar som inte kan bortses från och ditt företag kan riskera att uteslutas från att delta i upphandlingen.

Om du ensam skulle få del av relevant information som övriga leverantörer inte får ta del av, till exempel  om budget, eller om du får se ett utkast till förfrågningsunderlag före publicering, finns också en risk att du anses ha fått ett obefogat informationsövertag. Du bör då uppmana myndigheten att dela informationen med andra leverantörer, som också ska ges tillräckligt med tid att ta till sig av den. Om så inte sker kan du anses ha fått en otillbörlig fördel i strid med LOU och därmed riskera att ditt företag inte får delta i upphandlingen.

3. Kontakter under pågående upphandling

När annonsen har publicerats, det vill säga under en pågående upphandling, måste samtliga leverantörer behandlas lika. En direkt dialog med myndigheten, utanför anvisade kanaler, riskerar då att strida mot LOU. Se därför till att föra dialog innan en upphandling annonseras. 

Det finns också en bestämmelse som tar sikte på en leverantörs “otillbörliga” försök att påverka myndigheten under en upphandling. Det kan handla om ett försök till muta eller liknande. Konsekvensen av att försöka påverka på ett otillåtet sätt kan bli att myndigheten utesluter leverantören från upphandlingen, oavsett om försöket har varit framgångsrikt eller ej.

4. Direktupphandling

Slutligen bör nämnas att det kan finnas möjlighet för myndigheten att direktupphandla dina produkter utan annonsering. Det gäller exempelvis om värdet understiger den så kallade  direktupphandlingsgränsen och myndigheten inte gör fler inköp av samma slag under året. Gränsen kommer från den 1 januari 2020 att vara 615 312 kr för köp som regleras av LOU.

Håller du dig inom ovan ramar, i kombination med sunt förnuft, kan du informera beställarna om vilka parametrar som är relevanta för att få till ett riktigt bra upphandlingsunderlag, både för dig och för beställaren, utan att det står i strid med upphandlingsregelverket.