Skriva konsultavtal – vad bör vi tänka på?
Missade deadlines? Upphovsrätt? Tystnadsplikt? Gör rätt från början när ert företag skriver konsultavtal. Här går Malin Dunér från Cederquist igenom vad som bör regleras i avtalet.
Ert företag ska ta in en konsult för ett längre uppdrag. Då gäller det att ni som uppdragsgivare har koll på detaljerna och att uppdraget regleras genom ett ordentligt konsultavtal.
Malin Dunér på Advokatfirman Cederquist tar här upp sex punkter ni bör tänka på först – för att slippa framtida bekymmer.
1. Se till att få ett skriftligt avtal på plats!
Som alltid när man ingår avtal ska man se till att få ned detta skriftligt i ett ordentligt avtal som vardera parten får ett exemplar av. Naturligtvis är förhoppningen att ni och er konsult kommer att ha en problemfri avtalsrelation efter avtalets ingående, men mycket kan hända längs vägen. Utan ett skriftligt avtal kan det i efterhand vara svårt att veta vad som egentligen är avtalat mellan er, vilket förstås kan ställa till med problem längre fram.
Om ni i framtiden vill ta in investerare i bolaget, då kommer alla era viktiga avtal att granskas externt. För att de potentiella investerarna ska kunna göra en korrekt bedömning av ert bolag är det bra att ha ordentliga avtal på plats. Det är alltid en bra idé att ta in juridisk hjälp för upprättandet av konsultavtal som är värdefulla för er verksamhet.
2. Undvik att konsultförhållandet anses vara för likt en anställning
När ett konsultavtal granskas – exempelvis inför ett företagsförvärv – tittar man extra noga på om konsultförhållandet egentligen kan likställas med en anställning. Det vill säga, kan det vara så att den anlitade konsulten utför sitt uppdrag under sådana förhållanden och villkor att hen kan anses vara anställd? Risken med detta är att ni som uppdragsgivare då blir att anse som arbetsgivare, resulterande i en skyldighet att i efterhand behöva utge förmåner såsom exempelvis semesterlön till konsulten. Det kan också krävas saklig grund för uppsägning av konsultuppdraget. Om konsultförhållandet även från ett skattemässigt perspektiv är att anse som ett anställningsförhållande kan ni även bli skyldiga att betala arbetsgivaravgifter på ersättningen till konsulten som då utgör lön. Om det däremot verkligen rör sig om ett konsultförhållande finns det flera sätt att minimera risken för att det anses vara en anställning.
Först och främst bör avtalsmotparten vara ett bolag, helst ett aktiebolag, som ställer en konsult till ert förfogande för uppdraget. Konsultbolaget ska vara registrerat för F-skatt hos Skatteverket och ansvarigt för att betala in arbetsgivaravgifter/egenavgifter för konsultens anställning hos konsultbolaget. Se till att registreringen för F-skatt är en förutsättning för giltigheten av konsultavtalet.
Betalningen till konsultbolaget ska utformas som ett arvode för uppdragets utförande och inte som en månadslön. Arvodet kan exempelvis utges på tim- eller dagsbasis och konsultbolaget ska inte kunna fakturera något arvode för tid när konsulten inte utför något arbete. Reglera också vad som ska gälla kring utlägg och liknande.
En viktig skillnad mellan ett konsultförhållande och en anställning är att en konsult generellt utför sitt konsultuppdrag betydligt mer självständigt jämfört med hur en anställd utför sina arbetsuppgifter. Reglera därför konsultens rätt att ta andra uppdrag och eventuell möjlighet att ta in medhjälpare eller underleverantörer. Om möjligt bör konsulten arbeta med egen utrustning, till exempel mobiltelefon och dator.
3. Avtala kring immateriella rättigheter och undvik att rätten till arbetsresultaten tillfaller konsulten
Se till att noga reglera vad som ska gälla avseende äganderätten till det som skapas av konsulten inom ramen för uppdraget hos er. Arbetsresultatet kan i det här sammanhanget vara exempelvis källkoden till en mjukvara (en applikation eller en plattform), processbeskrivningar och manualer, en hemsida eller liknande. Sådana resultat kan vara skyddade enligt exempelvis upphovsrättslagen. Det måste uttryckligen anges i avtalet att ni som uppdragsgivare ska äga arbetsresultaten och de eventuella immateriella rättigheter som uppkommer; annars får konsulten äganderätten till dessa.
Avtalet bör också innehålla bestämmelser om att ni som uppdragsgivare har rätt att ändra och vidareutveckla resultaten, samt att konsulten inte har rätt att använda resultaten utanför uppdraget, det vill säga i förhållande till något annat företag. Avslutningsvis bör ni också skriva in i avtalet att konsulten ska överlämna all viktig dokumentation och material när uppdraget är slutfört och även i övrigt vid behov assistera er i samband med överlåtelse av eventuella rättigheter.
4. Se till att konsulten har en ansvarsförsäkring
Mycket kan som sagt hända under utförandet av ett uppdrag. Det är därför viktigt att ställa upp som villkor att konsultbolaget ska ha en ansvarsförsäkring uppgående till ett belopp anpassat efter eventuella skador som kan inträffa vid uppdragets utförande.
Utöver det ska ni också reglera tydligt vem som ansvarar för vilka skador samt skriva in en ansvarsbegränsning för det fall omständigheter sker utanför endera parternas kontroll – så kallad force majeure.
5. Konsulten ska ha tystnadsplikt – även efter uppdragets slut
En konsult kommer genom sitt uppdrag i kontakt med en mängd känslig och hemlig information som tillhör er som uppdragsgivare. En sekretessklausul är det bästa sättet att undvika att informationen kommer i fel händer. Glöm inte att skriva in att sekretessen även gäller efter att uppdraget är slutfört.
För ytterligare skydd för era företagshemligheter bör ni även överväga ett konkurrensförbud under tiden för uppdraget. Detta för att undvika att konsulten arbetar hos er och hos en konkurrent samtidigt. Till både sekretessvillkoret samt konkurrensförbudet kan ni koppla ett vite, det vill säga ett avtalat skadestånd konsulten får betala om hen bryter mot villkoren.
6. Reglera rätten att säga upp avtalet
Funkar samarbetet med konsulten dåligt? Ändras plötsligt behovet av konsultens tjänster? Tänk på att reglera villkoren kring avtalstid och hur ni som parter kan säga upp avtalet. Möjliggör en uppsägning av avtalet utan särskild anledning med en viss uppsägningstid. Men glöm inte att sätta en uppsägningstid som möjliggör bra avslut, avstämning och överlämning.
Slutligen: Se till att ha ett skriftligt avtal på plats om ni ska ta hjälp av konsulter i er startup-verksamhet. På så vis minimerar du risken för framtida konflikter med konsulten eller med myndigheter såsom Skatteverket. Är du nyfiken på hur konsultavtalen kan förbättras i just din verksamhet eller om du behöver hjälp med att hantera frågor inom detta mycket viktiga område – tveka inte att höra av er till oss på Cederquist.
