”Stress på arbetsplatsen – vad ska vi som arbetsgivare tänka på?”
Stressiga arbetsförhållanden är tyvärr inget ovanligt på svenska arbetsplatser. Stress kan leda till sjukdom och i värsta fall sjukskrivning av era anställda. Här går advokat Jonas Lindskog och juristen Malin Dunér från Cederquist igenom vad ni kan göra för att försöka förhindra ohälsa på er arbetsplats, hantera sjuka anställda och hur ert ansvar för arbetsmiljön egentligen ser ut.
Stress eller utmattning är en av de absolut vanligaste orsakerna till sjukskrivning idag. Därför är det viktigt att ni som arbetsgivare har koll på vad som gäller och vad ert ansvar är när det kommer till arbetsmiljön. Jonas Lindskog och Malin Dunér på Advokatfirman Cederquist tar här upp några viktiga saker ni bör veta för att kunna ta ert arbetsmiljöansvar för anställda, för att förhindra och hantera eventuell stress och utmattning.
1. Arbetsgivares ansvar för arbetsmiljön
Utgångspunkten för arbetsgivarens arbetsmiljöansvar är att allt som kan leda till sjukdom på arbetsplatsen ska ändras eller ersättas, så att risken för att de anställda blir sjuka minimeras eller försvinner helt. För att ta ert ansvar för arbetsmiljön ska ni se till att följa arbetsmiljölagen och eventuellt andra speciallagar, de föreskrifter som Arbetsmiljöverket utfärdar eller synpunkter som myndigheten kan ha på er arbetsmiljö.
Ni ska ha koll på er egen arbetsmiljö. Det har ni bäst genom att bedriva ett så kallat systematiskt arbetsmiljöarbete, vilket ni också är skyldiga att göra enligt lag. Ett sådant arbete består i att löpande undersöka arbetsmiljön, bedöma de risker som identifieras, vidta efterföljande åtgärder och sedan kontrollera dessa. Det är viktigt att uppmärksamma varningssignaler såsom korttidsfrånvaro eller att en anställd utan känd orsak börjar prestera sämre, vilket underlättas av att bedriva ett gediget systematiskt arbetsmiljöarbete.
2. Regler för hanteringen av en stressig arbetsmiljö
För ett par år sedan tog Arbetsmiljöverket fram föreskriften ”Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)”, vars syfte är att förebygga risker för sjukdom som orsakas av sociala och organisatoriska förhållanden i er arbetsmiljö. Stress är en typisk sådan källa till ohälsa. Föreskriften ställer bland annat upp krav på att ni ska se till att era chefer och andra arbetsledare vet hur de ska arbeta för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning. Ni är också skyldiga att se till att era anställdas arbetsuppgifter inte medför en ohälsosam arbetsbelastning, att de faktiskt vet vilka arbetsuppgifter de ska göra, hur dessa ska utföras samt vem de kan vända sig till för stöd i sitt arbete.
När det gäller arbetstid är ni skyldiga att aktivt motverka att arbetstidens förläggning gör era anställda sjuka, till exempel om anställda arbetar för mycket övertid.
3. En anställd har blivit sjuk – hur ska vi förebygga fler sjukdomsfall?
Så fort en anställd blir sjuk på grund av exempelvis stress ska ni som arbetsgivare utreda orsakerna till sjukdomen och på så sätt försöka förhindra att det sker igen. Tänk på att utredningen främst ska röra händelsen och arbetsförhållanden som orsakat sjukdomen, undvik därför onödigt fokus på skuldfrågan.
Efter utredningen ska ni direkt genomföra åtgärder som kan förhindra framtida stressrelaterade sjukdomar, till exempel implementering av nya instruktioner eller annat stöd. Om det finns saker ni inte kan åtgärda direkt ska ni föra in dessa i en handlingsplan för senare åtgärd. Det är viktigt att ni ser till att följa upp det ni har gjort och kontrollera att åtgärderna har varit tillräckliga.
4. Vilka har ansvar att hantera en anställd som blir sjuk på grund av stress?
När en anställd blir sjukskriven på grund av stress inträder ett ansvar för ett flertal aktörer, även den anställde. Försäkringskassan har ett samordningsansvar som består i att bland annat bedöma arbetsförmåga, rätten till ersättning och att samordna avstämningsmöten med övriga ansvariga aktörer. Hälso- och sjukvården har ansvar för den medicinska rehabiliteringen samtidigt som ni arbetsgivare ansvarar för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. För er som arbetsgivare innebär det att initiera, utreda och genomföra åtgärder för den anställdes arbetspassning och rehabilitering.
5. Hur tar vi vårt ansvar i rehabiliteringen av en anställd som är sjuk?
Rehabiliteringsansvaret kan beskrivas som uppdelat i två delar, där det finns ett utredningsansvar för vilka rehabiliteringsåtgärder som ska vidtas och ett ansvar för att dessa åtgärder faktiskt vidtas. En rehabiliteringsprocess ska påbörjas så snart som möjligt, gärna så snart ni upptäcker att en anställd inte mår bra. Den inledande utredningen består av att kartlägga den anställdes möjligheter att återgå i arbete. Vid behov ska ni ta hjälp av specialister, till exempel företagshälsovården.
När ni har kartlagt dessa möjligt tar ni ställning till vilka åtgärder som behövs, och som rimligen kan krävas av er, för en effektiv rehabilitering. Tänk på att behovet av åtgärder är beroende av omständigheterna i det enskilda fallet och att ni i bedömningen ska ta hänsyn till den anställdes särskilda förutsättningar.
Exempel på åtgärder är anpassning av arbetstid eller sysselsättningsgrad, arbetsträning eller förändring av er arbetsorganisation. För att säkerställa en så bra rehabilitering som möjligt är det viktigt att hålla en löpande kontakt med er anställde under hela sjukskrivningen.
6. Lag på att upprätta en rehabiliteringsplan
Den 1 juli 2018 kom det nya lagregler som innebär en skyldighet för arbetsgivare att upprätta en skriftlig rehabiliteringsplan. Planen ska upprättas om den anställde antas ha en nedsatt arbetsförmåga under minst 60 dagar och senast när arbetsförmågan har varit nedsatt under 30 dagar.
Rehabiliteringsplanen ska innehålla anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder, inbegripet frågor såsom möjligheter till omplacering, deltidsarbete och utbildning samt kontakt med arbetsplatser och tidsplan. På Försäkringskassans hemsida hittar ni bra hjälp samt en mall för upprättande av er rehabiliteringsplan.
7. Vad händer om de anställde inte deltar i rehabiliteringen?
Den sjukskrivne ska aktivt medverka i sin rehabilitering genom deltagande i planering och åtgärder som kan medföra att han eller hon kan börja arbeta så snart som möjligt igen. Om han eller hon inte gör detta utan giltig ursäkt riskeras anställningsskyddet att tunnas ut, vilket i slutändan kan leda till saklig grund för att säga upp den anställde. Dessutom riskerar den anställde att Försäkringskassan drar in sjukpenningen.
8. Kan man säga upp en sjuk anställd?
Sjukdom är normalt inte grund för att säga upp en anställd, men det finns några få undantag. Om arbetstagarens förmåga är permanent nedsatt, om sjukdomen skulle medföra ett beteende som inte kan tolereras på en arbetsplats eller att den anställde inte deltar i rehabiliteringen som tidigare nämnt kan det finnas grund för uppsägning. Undantagen ska alltid bedömas i varje enskilt fall.
Det bör även nämnas att det finns en regel i LAS som säger att en anställning kan avslutas om den anställde får hel sjukersättning från Försäkringskassan. Om det uppstår arbetsbrist avseende en sjuk anställd kan arbetsbristen i sig utgöra saklig grund för uppsägning, men arbetsbristen ska naturligtvis inte ha ett samband med sjukdomen.
Slutligen: Behöver ni hjälp med arbetsrättsliga frågor kring er arbetsmiljö och stress hos era anställda – tveka inte att höra av er till oss på Cederquist.
