“Vad ska jag tänka på när jag ingår avtal med mina kunder och leverantörer?”

Att ingå avtal med leverantörer och kunder är något varje företagare gör. Men har du koll på vilka avtalsrutiner du bör ha på plats redan från start? I den här artikeln ger vi svar på frågor om rutiner kring avtalshantering.

Det är viktigt att man kontirnuerligt ser över avtalsrutiner vid tecknande av avtal med leverantörer och kunder. När man ingår avtal med en annan part handlar det främst om att ha i åtanke vad  man har för avsikt att reglera med avtalet, och att avtalet är enkelt och tydligt formulerat. Det är oftast luddiga och optimistiska tidsplaner och otydliga leveransspecifikationer som orsakar tvister mellan parterna – inte ansvarsbegränsningar eller andra juridiska bestämmelser. Även bilagorna i ett avtal är viktiga att ha fullständig koll på, det är där detaljerna specificeras. 

Nedan har vi listat några saker som man bör tänka på när man ingår avtal och när man ser över sina avtalsrutiner.

Vad är ett avtal?

Först vill vi förtydliga att ett muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt. Det är dock svårare att i efterhand fastställa vad parterna faktiskt avsåg att reglera och vad överenskommelsen var. Den självklara fördelen med det skriftliga avtalet är att det fungerar som bevis om ni senare inte är överens om innehållet. Med ett skriftligt avtal på plats undviker ni alltså onödiga diskussioner om vad man faktiskt kommit överens om.

Ett avtal uppstår genom att ett anbud (ett förslag eller offert) lämnas och att anbudet accepteras (en accept). Det innebär att ett avtal kan uppstå redan innan det skriftliga avtalet undertecknas, till exempel genom att någon av parterna accepterar ett förslag i ett mail. Tänk därför på hur ni uttrycker er under avtalsförhandlingarna.

Hur ska avtalet vara utformat?

* Avtalet ska reglera risker och vara balanserat
Det huvudsakliga syftet med ett avtal är att det ska spegla affären – vem ska utföra vad och när – och fördela ansvaret mellan parterna. En affär är aldrig helt riskfri och avtalet syftar därför till att hitta en risknivå som är acceptabel för er.

Er motpart kommer också ha ett intresse av att minimera sin risk. Det underlättar därför om ni redan från början utgår från att avtalet ska vara balanserat, det vill säga inte överdrivet fördelaktigt för någon av parterna. Ett exempel på det är att den ena parten bara har skyldigheter och inga rättigheter. Ett obalanserat utkast innebär sannolikt också att förhandlingarna blir mer tidskrävande.

Förutom att ett balanserat avtal sparar tid, är det också en viktig faktor för relationen med er motpart. Ni kommer förhoppningsvis ha en långvarig relation efter att avtal ingåtts. Det är dessutom svårare att sälja in att era produkter eller tjänster är fantastiska om ni samtidigt inte är beredda att ta ansvar för att de faktiskt fungerar.

Det omvända gäller naturligtvis också. En leverantör som exempelvis inte åtar sig något ansvar för att en produkt levereras i tid är förmodligen inte den man väljer i första hand.   

* Avtalet ska vara tydligt och enkelt
Avtalet bör vara tydligt formulerat och enkelt att förstå så att det inte råder någon tveksamhet kring vad ni har kommit överens om. Ni bör därför försöka hålla er till ett enkelt och konsekvent språk samt undvika krångliga och svävande formuleringar som skapar oklarhet.

* Avtalet ska reglera en specifik affär
Ett tydligt avtal kräver en god förståelse för affären som ska regleras – juridiken lever inte i ett tomrum skilt från det affärsmässiga/kommersiella, utan avtalet måste anpassas till den aktuella affären. Även om ni har tagit fram ett mallavtal bör varje avtal anpassas för att återspegla den enskilda affären, om det inte är så att ni säljer er produkt/tjänst på exakt samma sätt till alla era kunder.

Tänk också på vem ni ingår avtalet med. I ett avtal mot konsumenter måste ni ta hänsyn till vissa tvingande konsumentregler, till exempel konsumentköplagen och konsumenttjänstlagen.

Om ni däremot ingår avtal med en större aktör kan andra kommersiella villkor vara viktiga att reglera. Gentemot vissa stora leverantörer, exempelvis IT-leverantörer av standardprodukter, kan det vara svårt att förhandla framgångsrikt och där får man istället kanske acceptera  att leverantören inte kommer att ändra sina avtalsvillkor. Då är det viktigt att förstå vilken risk det medför och försöka att begränsa avtalet på andra sätt.

Tips! Mer information om vilka typer av kommersiella villkor som är viktiga att reglera kan du läsa mer om i vår nästkommande artikel.

Vilka avtalsrutiner ska vara på plats?

Bestäm vem eller vilka inom er organisation som ska ha rätt att besluta om olika typer av avtalsvillkor, samt skriva under olika slags avtal.

Ni bör också ta fram olika mallavtal, till exempel allmänna avtalsvillkor för försäljning (mot kunder) respektive inköp (mot leverantörer). Även om mallavtalen behöver anpassas, sparar de tid och skapar också bättre ordning och överblick. Att använda egna mallavtal ger också förutsägbarhet och trygghet för er del och ni framstår som en trovärdig och kunnig avtalspart utåt.  

Inför varje avtalsförhandling bör ni också på förhand diskutera vilken nivå av risk ni är villiga att ta, det vill säga vilka av villkoren som är förhandlingsbara samt vilka miniminivåer ni kan tänka er att gå med på vad gäller pris ansvar med mera. Detta gäller även när ni tar fram mallavtal.